Privacyverklaring Web B.V.

Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt, een offerte aanvraagt, een verhuisopdracht plaatst, gebruikmaakt van onze verhuis-, verpakkings-, transport- of logistieke diensten, of wanneer u op een andere manier contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via het contactformulier op onze website, telefonisch of per e‑mail.

Afhankelijk van de situatie kunnen wij onder andere de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, voorletters, aanhef, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer, mobiel nummer en e‑mailadres.
• Adres- en locatiegegevens: huidige adres, nieuw adres, eventuele tussenopslaglocaties, verdieping en bijzonderheden over de locatie (bijvoorbeeld lift, parkeersituatie).
• Verhuis- en dienstgerelateerde gegevens: type verhuizing (particulier of zakelijk), aard van de inboedel of kantoorinventaris, omvang van de verhuizing, gewenste verhuisdatum, aanvullende diensten zoals inpakservice, meubeltransport of logistieke ondersteuning, alsmede notities over speciale wensen of kwetsbare goederen.
• Offerte- en opdrachtgegevens: aangevraagde diensten, prijsoffertes, correspondentie over de aanbieding, akkoordverklaringen en opdrachtbevestigingen.
• Factuur- en betalingsgegevens: factuuradres, btw-nummer (indien van toepassing), betaalstatus en beperkte betaalinformatie die nodig is voor de administratieve verwerking.
• Communicatiegegevens: inhoud van e‑mails, chatsessies, ingevulde formulieren en telefonische notities die relevant zijn voor de uitvoering van uw verhuizing of het beantwoorden van uw vragen.
• Website- en gebruiksgegevens: IP‑adres, apparaat- en browserinformatie, datum en tijdstip van uw bezoek, bezochte pagina's (zoals dienstenoverzicht, particuliere verhuizing, kantoorverhuizing of contactpagina), klikgedrag en voorkeuren, verzameld via cookies en vergelijkbare technieken zoals beschreven in de paragraaf "Cookies en tracking".

Wij verzamelen deze gegevens in de regel rechtstreeks bij u. In enkele gevallen ontvangen wij gegevens via een derde, bijvoorbeeld wanneer uw werkgever of een faciliterende organisatie een zakelijke verhuizing voor u regelt en daarbij uw contact- en verhuisgegevens aan ons doorgeeft.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. In het kader van onze verhuisdiensten kunnen wij uw gegevens onder meer verwerken voor:

• Uitvoering van overeenkomsten: het plannen, organiseren en uitvoeren van uw verhuizing, inclusief particuliere verhuizing, kantoorverhuizing, inpakservice, meubeltransport en logistieke ondersteuning. Dit omvat onder meer het inplannen van medewerkers, transportmiddelen en materialen, en het afstemmen van praktische details met u.
• Offertes en advies: het opstellen, versturen en opvolgen van offertes op basis van door u verstrekte informatie, evenals het geven van verhuisadvies en het beantwoorden van uw vragen over onze dienstverlening.
• Communicatie: het onderhouden van contact over uw aanvraag of opdracht, bijvoorbeeld via e‑mail, telefoon, live chat of het contactformulier, en het informeren over de voortgang of wijzigingen in de planning.
• Facturatie en administratie: het verwerken van betalingen, het opstellen en verzenden van facturen, het voeren van een correcte financiële administratie en het voldoen aan fiscale bewaarplichten.
• Kwaliteitsbewaking en klanttevredenheid: het uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken, het verwerken van feedback of klachten en het verbeteren van onze diensten, website en interne processen.
• Beveiliging en misbruikpreventie: het beschermen van onze systemen, voertuigen, medewerkers en klanten, het opsporen van fraude, misbruik of onrechtmatige handelingen en het treffen van passende maatregelen indien nodig.
• Wettelijke verplichtingen: het voldoen aan relevante wet- en regelgeving, zoals fiscale en boekhoudkundige verplichtingen of verzoeken van bevoegde (toezichthoudende) autoriteiten.
• Marketing en informatievoorziening: indien u daarvoor toestemming heeft gegeven of wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben, kunnen wij u informeren over relevante diensten, acties of updates van Web B.V.. U kunt zich hiervoor altijd afmelden.

De verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats op basis van één of meerdere rechtsgronden uit de AVG, waaronder de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting, uw toestemming of ons gerechtvaardigd belang bij het professioneel en efficiënt aanbieden van verhuisdiensten.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten, wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn of wanneer u hier expliciet toestemming voor heeft gegeven.

In de praktijk kan dit betekenen dat wij persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

• Operationele en logistieke partners: zorgvuldig geselecteerde verhuisteams, opslagpartners en logistieke dienstverleners die ons ondersteunen bij de uitvoering van onze diensten. Zij ontvangen alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden, zoals adressen, contactgegevens en relevante verhuisinformatie.
• ICT- en hostingproviders: partijen die onze website, planningssystemen, communicatietools en (cloud)opslag faciliteren. Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten waarin de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens is geregeld.
• Administratieve en financiële dienstverleners: boekhoud- en facturatiepartners die ons ondersteunen bij onze financiële administratie en wettelijke bewaarplichten.
• Juridische en andere adviseurs: indien noodzakelijk kunnen wij gegevens delen met advocaten, accountants of andere adviseurs, bijvoorbeeld bij geschillen of controles.
• Toezichthoudende en (overheids)instanties: wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, kunnen wij gegevens verstrekken aan autoriteiten zoals de Belastingdienst of toezichthouders.

Wanneer derden in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij met hen een verwerkersovereenkomst waarin onder meer is vastgelegd dat zij uw gegevens uitsluitend verwerken in opdracht van Web B.V., passende beveiligingsmaatregelen nemen en de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde of onrechtmatige toegang, wijziging, openbaarmaking of verlies. Beveiliging is een integraal onderdeel van onze professionele werkwijze en sluit aan bij het betrouwbare en zorgvuldige karakter van onze verhuisdiensten.

Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder andere:

• gebruik van beveiligde verbindingen (HTTPS) voor onze website https://movingservicesonline.com waar relevant;
• toegangsbeperking tot persoonsgegevens, waarbij alleen medewerkers en dienstverleners met een functionele noodzaak toegang krijgen;
• gebruik van sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, aanvullende authenticatiemethoden;
• regelmatige updates en beveiligingspatches van systemen en software die wij gebruiken;
• bewuste omgang met fysieke documenten en devices, inclusief veilige opslag en vernietiging indien gegevens niet langer nodig zijn;
• bewustwording en instructies voor medewerkers over veilig en vertrouwelijk omgaan met klantgegevens.

Hoewel wij ons maximaal inspannen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, kan geen enkele beveiliging 100% waterdicht zijn. Indien zich onverhoopt een datalek voordoet met mogelijk nadelige gevolgen voor uw privacy, zullen wij – indien vereist – de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen informeren in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren. De exacte bewaartermijn kan verschillen per soort gegeven en per context (bijvoorbeeld particuliere versus zakelijke verhuizing).

In de regel hanteren wij onder andere de volgende bewaartermijnen:

• Offerte- en contactaanvragen: gegevens die u verstrekt bij het aanvragen van een offerte of het stellen van een vraag bewaren wij in principe tot 2 jaar na het laatste contactmoment, zodat wij u bij een vervolg of herhaalopdracht gericht kunnen helpen, tenzij u eerder om verwijdering verzoekt.
• Overeenkomst- en verhuisdossiers: gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de verhuisopdracht bewaren wij doorgaans tot 5 jaar na afronding van de dienstverlening, onder meer voor eventuele nazorg, vragen of geschilafhandeling.
• Factuur- en fiscale gegevens: administratieve gegevens met een wettelijke bewaarplicht (zoals facturen) bewaren wij in de regel 7 jaar in overeenstemming met fiscale wetgeving.
• Marketing- en communicatiedata: gegevens die wij verwerken op basis van uw toestemming (bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven) bewaren wij totdat u uw toestemming intrekt of wij de gegevens niet langer nodig achten.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden uw persoonsgegevens verwijderd, geanonimiseerd of, indien technisch niet volledig mogelijk, zodanig afgeschermd dat zij uitsluitend nog voor strikt noodzakelijke doeleinden (bijvoorbeeld naleving van wettelijke verplichtingen) kunnen worden geraadpleegd.

Als betrokkene heeft u op grond van de AVG diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Het gaat om de volgende rechten:

• Recht op inzage: u heeft het recht te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden en hoe lang wij deze bewaren.
• Recht op rectificatie: als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons verzoeken deze te laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op verwijdering: in bepaalde gevallen kunt u verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of wanneer u uw toestemming intrekt.
• Recht op beperking van de verwerking: u kunt in specifieke situaties verzoeken om de verwerking van uw gegevens (tijdelijk) te beperken, bijvoorbeeld gedurende de periode dat wij uw bezwaar of correctieverzoek beoordelen.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van toestemming of overeenkomst en geautomatiseerd wordt verwerkt, kunt u vragen om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of – indien technisch mogelijk – rechtstreeks over te dragen aan een andere dienstverlener.
• Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang. Wij zullen uw bezwaar beoordelen en de verwerking staken, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen.
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op ieder moment in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór intrekking.

Bij het uitoefenen van uw rechten kunnen wij u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te verifiëren. Wij reageren in principe binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. In geval van complexe of veelvuldige verzoeken kan deze termijn worden verlengd, waarover wij u dan informeren.

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om de werking van de site te verbeteren, het gebruiksgemak te vergroten en inzicht te krijgen in het gedrag van bezoekers. Dit helpt ons om onze diensten en online omgeving continu te optimaliseren.

Wij onderscheiden onder andere de volgende typen cookies:

• Functionele cookies: deze zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website, bijvoorbeeld om uw voorkeuren te onthouden of formulieren correct te laten werken.
• Analytische cookies: hiermee meten wij het gebruik van de website, zoals bezochte pagina's, gemiddelde bezoektijd en klikgedrag. Deze informatie gebruiken wij om onze website en dienstverlening te verbeteren. Waar mogelijk gebruiken wij deze cookies op geanonimiseerde of geaggregeerde basis.
• Marketing- of trackingcookies: indien van toepassing kunnen wij cookies gebruiken om u relevantere informatie te tonen of om de effectiviteit van campagnes te meten. Dergelijke cookies worden alleen geplaatst als u hiervoor toestemming geeft.

Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u via een cookiemelding geïnformeerd over het gebruik van cookies en kunt u – waar vereist – uw voorkeuren aangeven of wijzigen. U kunt cookies daarnaast op ieder moment verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van cookies invloed kan hebben op de werking en gebruiksvriendelijkheid van de website.

Meer gedetailleerde informatie over specifieke cookies, bewaartermijnen en uw instellingen vindt u in onze aparte Cookieverklaring.

In principe verwerken wij uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien wij gebruikmaken van dienstverleners die persoonsgegevens (deels) buiten de EER verwerken, zorgen wij ervoor dat een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd in overeenstemming met de AVG.

Dit kan onder meer inhouden dat wij gebruikmaken van landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft afgegeven, of dat wij met betrokken dienstverleners standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie overeenkomen, eventueel aangevuld met aanvullende waarborgen.

Wanneer internationale doorgifte in uw specifieke situatie plaatsvindt en dit voor u relevant is, kunnen wij u op verzoek nader informeren over de toepasselijke waarborgen.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, wilt u een privacyverzoek indienen of heeft u zorgen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op.

Wij doen ons uiterste best om samen met u tot een zorgvuldige en bevredigende oplossing te komen. Mocht u desondanks niet tevreden zijn over de afhandeling van uw vraag of klacht, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder.

In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt meer informatie over het indienen van een klacht op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld in verband met wijzigingen in wet- en regelgeving of onze dienstverlening. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen. De meest recente versie is altijd te vinden op https://movingservicesonline.com/privacy-policy/.